| A-L-P-E-N-Methode gegen Zeitdiebe | ||
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Projekt
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Projekt-Leitung
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Vor der Arbeit sollten Sie sich auf jeden Fall Ihre Ziele setzen. Denn unstrukturiertes Arbeiten raubt Ihnen ca. 60 % Ihres Potenzials. Formulieren Sie Ihre jeweiligen Arbeitsziele möglichst klar, konkret und nachprüfbar. Was muss sein, damit ein Ziel als erreicht gilt? Wer effektiv seine Zeit managen möchte, sollte täglich seine Arbeiten schriftlich planen. Wenn man sich daran gewöhnt hat, kostet das nur ein paar Minuten, schafft dafür Orientierung und vertreibt lästige Zeitdiebe. Die Erfahrung zeigt, dass man ca. eine Stunde pro Tag gewinnt, wenn man ungefähr acht Minuten für die Planung investiert. Entsprechende Tagesplaner mit Zeitschiene für die Planung von Terminen (Gespräche, Anrufe, Faxe, eMails) und Aufgaben zum Abhaken erleichtern die Planung und helfen, die Übersicht zu behalten. Folgen Sie bei Ihrer Zeit-Planung der A-L-P-E-N-Methode: A wie Aufgaben: Alle zu erledigenden Aufgaben werden aufgeschrieben. L wie Länge: Schätzen Sie die Zeitdauer, die Sie für jede Aufgabe benötigen, und schreiben Sie sie jeweils hinter die Aufgaben. - Nun haben Sie bereits einen groben Überblick und sehen, wie realistisch Ihre Planung ist. P wie Pufferzeiten: Planen Sie immer genügend Pufferzeiten ein, denn im realen Tagesablauf kommt es immer anders, als Sie es sich vorgenommen haben: Unvorhergesehenes, Eiliges kommt Ihnen dazwischen. Deshalb immer nur gut die Hälfte der Gesamtzeit verplanen, dann sind Sie ausgelastet, aber nicht überlastet. E wie Eliminieren: Eliminieren Sie Arbeiten aus Ihrer Planung, die nicht unbedingt von Ihnen erledigt werden müssen; Sie können sie delegieren. Gelegentlich braucht man auch mal den Mut, eine Zeitdieb-Aufgabe völlig unbearbeitet zu lassen: Einiges erledigt sich nach längerer Wartezeit von selbst. Grundsätzlich bleibt immer zu überlegen, wie "perfekt" das Ergebnis sein muss (vgl. Zielsetzung!): Ungefähr 90%-tige Lösungen schafft man oft bereits in der halben Zeit. Die letzten 10% kosten oft noch einmal genauso viel Zeit wie das auch schon präsentable (90%-tige) Ergebnis! N wie Nachkontrolle: Bitte jeden Tag konsequent die Tagesplanung nachkontrollieren. Denn nur so stellen Sie fest, wie viele und welche Zeitdiebe Sie längere Zeit mit sich herum schleppen. Wollen Sie einen Zeitdieb endlich einmal loswerden, dann haben Sie zwei Möglichkeiten: a) Sie setzen ihn auf der oder den nächsten Tagesplanungen an die erste Stelle und packen die Aufgabe endlich an - oder b) Sie werfen die Aufgabe über Bord, sprich: unerledigt in den Papierkorb! Bevor Sie dies tun, sollten Sie sich aber immer Gedanken über die Konsequenzen gemacht haben. Können und wollen Sie diese verantworten?
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