Gruppenkonstituierung:

Die Funktion dieser ersten Phase ist es, Bekanntheit und Vertauen zu schaffen, Spezialisten zusammenzuführen sowie ein Wir-Gefühl zu entwickeln.
Zu den Aufgaben gehören demnach an diese Stelle, sich gegenseitig bekanntzumachen, über persönliche Themen zu sprechen, sich gegenseitig Respekt zu signalisieren und Regeln für die gemeinsame Arbeit zu vereinbaren.

Problemanalyse:

Die Funktion dieser Projektphase ist es, eine klare Orientierung bezüglich des zu bearbeitenden Problems und der zu berücksichtigenden Lösungsbedingungen zu schaffen.
Die wichtigste Aufgabe ist es also, folgende Punkte gemeinsam zu klären:

Kreativarbeit: Ideen sammeln und clustern

Die Funktion liegt an dieser Stelle darin, für ein klar definiertes (Teil-) Problem möglichst viele gute Lösungsideen zu gewinnen, wobei die Aufgaben zunächst eher frei gestaltet sind:
Ideen werden vorerst nur gesammelt und Kreativmethoden eingesetzt. Dabei ist es wichtig, dass keine der Ideen schon an diesem Punkt der gemeinsamen Projektarbeit bewertet und / oder diskutiert wird, denn: jede Idee ist willkommen und 'Spinnen' ist ausdrücklich erlaubt. Erst wenn genügend Ideen gesammelt worden sind, werden sie in einem zweiten Schritt zu Lösungsvarianten gebündelt.

Bewertung und Entscheidung:

Zentrale Funktion dieser Projektphase ist es, die Lösungsvarianten nach rationalen Kriterien zu bewerten, bis eine sinnvolle Entscheidung getroffen werden kann.
Zu den Aufgaben gehört also in erster Linie, aus übergeordneten Projektzielen rationale Bewertungskriterien abzuleiten und eine Entscheidung zu fällen.

Ergebnispräsentation

Offensichtliche Funktion dieser letzten Projektphase ist die Überzeugung der Betroffenen im Unternehmen vom Sinn der gemeinsam gefundenen Veränderungsmaßnahmen. Gleichzeitig sollen in dieser Phase Ängste abgebaut, Widerstände überwunden sowie zur aktiven Mitarbeit motivieren werden. Wer seine Probleme und Sorgen an dieser Stelle immer noch nicht anbringt, der ist es dann wirklich selbst schuld, denn auch dazu ist dieser letzte, aber entscheidende Teil der Projektorganisation gedacht.
Aufgaben sind hierbei besonders die Entwicklung einer Präsentationsdramaturgie: Einwände, Ängste und Bedenken sollen aufgenommen und entkräftet werden. Des weiteren versucht man, mit positiven Argumenten den Nutzen der Veränderung für die Betroffenen anschaulich darzustellen.

Als Gesprächsmethode ist die Moderation zu empfehlen.